Eerste introductie

De projectgroep zorgt dat er concrete plannen liggen voor de introductie van gelijke kansen en/of gemengd voetbal binnen de vereniging.

Meer weten

1


communicatie aan kader 

Nadat de algemene communicatie binnen de vereniging is opgestart, is het zaak om direct betrokken kader gedetailleerder te informeren. 

Meer weten

2


communicatie aan leden

Na de eerste bijeenkomst met de kaderleden, kun je communicatie richting leden verder oppakken.

Meer weten

3


Borgen informatie

Om iedereen op de hoogte te houden van ontwikkelingen kan je een pagina maken op de clubwebsite. 

Meer weten

4

Veranderingen volgens het 8-fasenmodel van Kotter

De Amerikaans bedrijfskundige John Kotter kwam er door onderzoek achter dat grote veranderingen binnen organisaties helaas vaak niet altijd het beoogde resultaat hebben. Hij maakte een stappenplan waarmee de kans om te falen wordt verminderd.

Lees verder

Zijn de regels bepaald? Dan is het zaak om die aan iedereen helder en duidelijk te maken. Zodat spelers, ouders, scheidsrechters en andere bezoekers van het sportpark weten wat er van hen verwacht wordt. En hoe ze zich dienen te gedragen binnen jouw club. Zo creëer je een sfeer waarin mensen rekening houden met elkaar.

Vertoont een persoon ongewenst gedrag? Als de afspraken maar helder zijn, durven anderen hem daar veel sneller over aan te spreken, zo leert de praktijk.


Lees meer op KNVB.nl

De Amerikaans bedrijfskundige John Kotter kwam er door onderzoek achter dat grote veranderingen binnen verenigingen helaas vaak niet altijd het beoogde resultaat hebben. Hij spreekt zelfs van een slagingskans van circa 30% (1995). Om de kans van slagen bij veranderingen te vergroten, voerde John Kotter het Kotter 8 step change model in, ook bekend als het 8-fasenmodel. 

Door het volgen van dit stappenplan, hebben verenigingen minder kans om te falen en worden ze bedreven in het doorvoeren en toepassen van de veranderingen. Daardoor hoeven verenigingen niet meer continu de veranderingen bij te sturen en aan te passen, en wordt de kans op succes vergroot.


Veranderingen volgens het 8-fasenmodel van Kotter



Met een kennismakingsgesprek kun je nieuwe leden een goede start binnen de vereniging bieden.

Het voordeel daarvan is dat de nieuweling - op een persoonlijke manier - razendsnel zijn nieuwe voetbalomgeving leert kennen. Bovendien kun je als vereniging meteen duidelijk maken wat de clubcultuur inhoudt. In de praktijk regel je dit als volgt.

Wanneer zo'n gesprek?

Nieuwe leden meldden zich vaak in de laatste weken voor het sluiten van de overschrijvingstermijn aan. Bouw in deze weken direct ruimte in voor kennismakingsgesprekken. Als vereniging laat je meteen een goede indruk achter bij de nieuwe aanwas. Direct persoonlijk contact doet welkom voelen.  

Wie voert het gesprek?

Kies een logische gesprekspartner uit die bij de leeftijd van het nieuwe lid past. Bijvoorbeeld een trainer, elftalleider of jeugdcoördinator waar hij of zij mee te maken krijgt. Maak een keuze bij welke doelgroep een kennismakingsgesprek echt van belang is. Vooral bij jeugdleden en hun ouders kan individuele aandacht belangrijk zijn. Bij senioren kan een kennismaking via een bestuurslid prima in groepsverband plaatsvinden.

Het gesprek zelf

  • Schets een helder beeld van de clubcultuur
  • Leg uit wat de afspraken op de club zijn
  • Vertel wat het nieuwe lid van de vereniging kan verwachten
  • Laat hem/haar vragen stellen
  • Wijs het nieuwe lid (en ouders) op vrijwilligerstaken
  • Laat weten wie het vaste aanspreekpunt is voor nieuwe leden

Om iedereen op de hoogte te houden van de ontwikkelingen kun je bijvoorbeeld een pagina maken op de clubwebsite. Je kunt hier de volgende zaken delen:

  • Een overzichtsdocument (bijvoorbeeld in de vorm van een one-pager) met daarop de meest relevante info over het waarom, hoe en wat van het project.
  • Het volledige projectplan. 
  • Namen en contactgegevens van de projectgroepleden. 
  • Presentaties van de bijeenkomst(en).
  • Veranderingen rondom teamindelingen, trainen, wedstrijden, interne scouting enz. 
  • Overzicht van bijeenkomst(en) die eventueel gepland staan. 

Aanvullend zou je regelmatig een bijdrage kunnen leveren aan de nieuwsbrief of het clubblad, kun je informatie ophangen in het clubgebouw en heb je natuurlijk persoonlijk contact met betrokken (bezoek bijvoorbeeld regelmatig trainingen van de teams waarop de veranderingen van toepassing zijn). 

Na de eerste bijeenkomst met de kaderleden, kun je communicatie richting leden verder oppakken. Voor zowel spelers als ouders zullen er zaken gaan veranderen, betrek en informeer dus beide groepen.

Ook dit kost tijd, want je zult ruimte moeten creëren voor een persoonlijke benadering en herhaling van de boodschap. Net als in de communicatie naar de kaderleden, is het ook hier verstandig om vooraf na te denken over een eenduidige boodschap, de inzet van middelen, de frequentie van bijeenkomsten en aanvullende informatiebronnen.


Breng de communicatie naar de leden zo snel mogelijk op gang. Nodig mensen uit voor de eerste bijeenkomst en bereid informatievoorziening via website, nieuwsbrief, mail en andere kanalen voor. Voor de bijeenkomsten maak je heldere presentaties die je eventueel na afloop beschikbaar kunt stellen.

Bijeenkomst met leden 

Tijdens de bijeenkomsten ga dieper in op het waarom, hoe en wat. Focus in eerste instantie op het informeren over het waarom om de urgentie te duiden. Deze staat vast, hier veranderd niets meer in. Geef dus ook geen ruimte om feedback te geven. Vragen stellen mag, maar inspraak is in deze fase niet meer van toepassing. Met name in de fase wat is die inspraak wel heel welkom! In de concrete aanpak en uitrol kunnen namelijk wel dingen gaan veranderen omdat jullie met de opgedane praktijkervaringen het project steeds verder proberen te verbeteren. Met dat in het achterhoofd is het ook goed om mensen mee te nemen in het proces tot nu toe en in de toekomst.

Communiceer ook met de leden dat er tussentijds op verschillende formele en informele manieren wordt geëvalueerd om het project steeds weer te verbeteren vanuit de ervaringen van alle betrokken. Hiermee geef je ook het signaal af dat de koers vooraf niet vaststaat, maar dat er flexibiliteit is om keuzes te maken die passen bij hoe het project zich vormt binnen de vereniging.

Nadat de algemene communicatie binnen de vereniging is opgestart, is het zaak om direct betrokken kader gedetailleerder te informeren. Het gaat dan om alle mensen die binnen de vereniging betrokken zijn bij het jeugdvoetbal, en dan met name met de doelgroep waarvoor jullie gelijke kansen en/of gemengd voetbal willen aanbieden. Denk hierbij aan vertegenwoordigers per leeftijdsgroep:

  • Trainers en coaches 
  • Leiders 
  • Leeftijdscoördinatoren
  • Niet-voetbaltechnisch kader 
  • Accommodatie- en materiaalbeheer
  • Overig organisatie kaderleden

Voor hen gaat er mogelijk een en ander veranderen in de praktijk. Om ervoor te zorgen dat dat goed verloopt, is het van belang hen mee te nemen in de exacte plannen en ook ruimte te bieden om mee te denken over het wat.


Bij veranderprocessen is het goed dat mensen zorgvuldig meegenomen worden. Persoonlijke communicatie en herhaling van de boodschap zijn hierbij de toverwoorden. Om dat te realiseren heb je tijd nodig. Neem die tijd ook in deze stap! Organiseer bijeenkomsten, spreek mensen persoonlijk aan, zorg voor duidelijke informatie die altijd na te lezen is en creëer ruimte om vragen te stellen en zorgen te delen.

Het organiseren van een informatiebijeenkomst


Aanvullende informatiebronnen

Het is verstandig om naast de bijeenkomsten ook los informatie beschikbaar te stellen die altijd na te lezen is. Je kunt presentaties delen die tijdens bijeenkomsten gegeven is of een flyer maken waarin de informatie beknopt weergegeven is. Ook kun je informatie beschikbaar stellen via de website. Zorg er ook voor dat je als projectgroep benaderbaar bent. Hoe kunnen mensen jullie bereiken of aanspreken als er vragen zijn? Deel dus de namen en telefoonnummers en/of e-mailadressen van de leden van de projectgroep.

In deze stap zorgt de projectgroep ervoor dat er concrete plannen liggen voor de introductie van gelijke kansen en/ of gemengd voetbal binnen de vereniging. Om te komen tot een helder communicatietraject is het raadzaam de volgende acties te ondernemen:

  1. Van potloodfase naar penfase: wordt concreet. Alle uitgangspunten en kaders die zijn geformuleerd worden vertaald naar duidelijke, kort en bondig omschreven ideeën, bijvoorbeeld in de vorm van een PowerPointpresentatie.

  2. Van binnen de projectgroep naar buiten de projectgroep: informeer en betrek mensen. Het informeren van kader en overige leden doe je in deze fase door toelichting te geven over het waarom en hoe. Om draagvlak te creëren is het van belang om kader en overige leden ook de ruimte te geven om mee te denken over het wat: de vertaling naar de praktijk, het trainings- en voetbalveld. Zij kunnen ideeën aandragen over de details van de invulling. 
  • Waarom willen wij de verandering toepassen? Wat is de reden om hiermee aan de slag te gaan? 
  • Hoe gaan wij onze visie zichtbaar maken? Op welke manier willen wij de veranderingen gaan toepassen? 
  • Wat zijn de zichtbare veranderingen voor bijvoorbeeld teamindelingen, trainingen en wedstrijden? Wat betekent de aanpak voor de organisatie en begeleiding van bijvoorbeeld trainers en coaches?